Uma das principais pegadinhas quando falamos de teoria da burocracia é a famosa confusão que as bancas tentam criar misturando as características da teoria da burocracia (seu ideal) com as disfunções da burocracia (no popular: os problemas que ocorrem na prática).
Atualmente, chamar alguém de burocrata é quase como falar mal da mãe dele! É um termo pejorativo, que reflete o desgosto com os problemas que as organizações têm ao tratar com os seus clientes.
É muito comum ouvirmos algo assim: “que burocracia dos infernos... não aguento mais isso”. Isso decorre das nossas experiências com os excessos da burocracia: o que deu errado. Entretanto, a burocracia foi um passo adiante em sua época, e as bancas de concurso adoram tentar pegar o candidato nesses tópicos.
O que você deve levar para sua prova é o seguinte: a teoria da burocracia é um ideal. Seus problemas não fazem parte do “modelo”. Só se lembrem dos defeitos da burocracia quando a banca falar de suas disfunções, ok?
Quais são as principais disfunções? A primeira delas é a desconfiança com que são tradados os funcionários e os clientes. A ideia é a de que os empregados devem ser controlados em detalhes: com isso, os regulamentos são inúmeros e específicos.
Desenvolvem-se controles de processos e procedimentos para tentar evitar os desvios. As pessoas não têm poder de manobra, de liberdade de escolha da melhor estratégia para resolver um problema ou atender seus clientes!
Devem seguir normas, ler manuais. Se tomarem uma decisão fora do “padrão”, serão responsabilizados, mesmo que a decisão tenha resultado em uma solução inovadora.
Não é de estranhar que o funcionário nesse modelo tenha medo de arriscar. Em pouco tempo, estará mais preocupado em seguir os regulamentos do que em atender bem aos seus clientes, o que gera uma organização autorreferida, voltada para dentro.
Naturalmente, esse padrão de comportamento produz uma instituição rígida, sem flexibilidade para adaptar-se ao ambiente externo e aos novos desafios.
A hierarquia excessiva também causa problemas. Em uma estrutura com muitos níveis hierárquicos, a tomada de decisão fica mais lenta. Isso acontece porque muitas pessoas devem ser envolvidas para que a informação chegue ao tomador de decisão (na cúpula).
A necessidade de formalizar todas as comunicações e tornar manuais os processos também propicia um ambiente pouco inovador. As ideias fluem com dificuldade e as resistências ao “novo” intensificam-se.
Além disso, os gerentes de cada área acabam perdendo a noção do todo, dos interesses da instituição e passam a buscar somente os interesses imediatos de cada setor.
Assim, as principais disfunções da burocracia são:
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